BlueBeanをオフィス電話用のクラウドPBXとして採用。
低価格なのに電話効率が上がった。
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お話を伺った、テクマトリックス株式会社 コーポレート本部 経営企画部 業務支援課 佐藤様
課題：オフィス電話のクラウド化がコロナ禍で喫緊の課題に
もともとBCP対策でオフィスに物理PBX置かずに、クラウドを使って電話対応が出来ないかという課題に取り組んでいました。
その後2020年にコロナ禍が始まり、弊社も緊急事態宣言を受けて社員全員が在宅勤務に。在宅勤務を実施するにあたり最初の問題が電話対応でした。緊急事態宣言後はスマホに転送するなどの措置をとっていましたが、だんだんと難しくなり・・・・。早くクラウドを導入して欲しいという動きが社内で高まり、8月に導入を決定いたしました。
全員出社している状態だったら、このスピードでの導入は難しかったかもしれません。
導入：既存の電話番号が使える＋IVRの自由度の高さが決め手
電話番号が変わってしまうのは不便だという社内の声を受け、以前から利用しているIP回線をそのまま使えるPBXを探していました。その時にキャリアからの推薦でBlueBeanが候補に挙がりました。
BlueBeanはIVRのカスタマイズがかなり自由で、いろいろなニーズに対応出来ると考え、コストも比較的抑えられ導入を決めました。もともと部署ごとに段階的な導入を検討していたので10ライセンスから始め、今は30ライセンスで利用しています。
当初は固定電話機に拘る人やソフトフォンに戸惑う人もいましたが、比較的スムーズに導入出来ました。各部門の担当者の協力もあり、最初の一年間は問い合わせもありましたが、今は問題無く運用出来ております。
導入後の変化：スムーズなリモート移行、そして使い勝手の良さが好評
どの部署も在宅勤務が可能に
お客様からの電話で製品のサポート・サービスを行う部署があるのですが、その部署を緊急事態宣言後も在宅勤務に出来たのは大きかったです。社員にもとても喜ばれています。
現在は全社員の8割以上が在宅勤務を行っているので、オフィスを効率化しようと12月に移転を計画しております。オフィス移転の際、通常はPBX構築や配線などに費用が多く掛かりますが、BlueBeanでクラウド化されているので、構築を必要とせず対策が出来ているので大きいですね。
社員一人が2回線使用できるので電話の形態が個人で選べるように
部署によって、PCで利用できるソフトフォン用とスマホ用2つの内線番号を渡しています。営業職と技術職で使いやすいものが違うので、その点も重宝しています。
在宅でPCを使用している時はヘッドセットで利用するソフトフォンの方が両手が空いて使いやすいし、営業職は外に出ているのでソフトフォンよりスマホのほうが使い勝手が良い。どちらがいいかは人によって異なるので、両方渡して使いやすいほうを使ってもらっています。
これはBlueBeanが追加料金なしで4000くらい内線番号を使えるからこそできること。他のシステムだと、1内線1ライセンスの料金がかかるところが多いと思います。発着信数でライセンス数が変わるBlueBeanでなければ、社員一人に2内線というのは難しかったと思います。
まだ、BlueBeanを利用できていないグループ会社もあるので、今後は1000人が利用する予定になっていますが、1000人に2内線番号付与しても、2000内線なので十分足りますね。
オフィス電話としての機能がとても高いことを実感
BlueBeanをオフィス電話として利用している企業はまだ少ないかもしれませんが、オフィス電話としての利便性がとても高いと思います。
IVRの設定の自由度が高いところもオフィス電話向きです。
留守番電話の設定、時間外アナウンスの設定など、欲しい機能が標準搭載されています。使っているうちに、こんなこともできるんだ！と思うことが多いですね。
営業担当の柔軟な対応
営業担当の方のレスポンスがとても早く、柔軟な対応をしてくれることも使い勝手に大きく影響しているかもしれません。
BlueBeanを利用している他の企業さんからは出ていないようなリクエストを出しても、何かしらの対応を考えてくれます。
BlueBeanをより便利に使うため、電話帳機能のあるスマホアプリとの連携を相談した時もしっかり対応してくれました。
期待：オフィス電話として使いやすくなる機能をさらに追加してほしい
リモートでも同部署の人の様子がわかる仕組みが欲しい
在宅勤務がメインなので、誰がどの電話を取っているかを「見える化」したいと考えています。そのため、オペレーターログインをしないオフィス利用でもリアルタイムモニタを共有できたらと。
全社員の状況が見える必要はなく、自分の部署の様子がわかるだけでもっと使いやすくなると思います。
BlueBean独自のスマホアプリの導入
他社アプリを利用してスマホとの連携はできますが、独自のスマホアプリはまだないですよね。
独自のスマホアプリが開発できれば、よりオフィス電話として普及すると思います。
営業電話対応のわずらわしさを解消する機能
営業電話が煩わしいので、AIが担当部署に振り分けしてくれる機能があると便利だと思います。
また、迷惑電話を遮断できる機能や、特定の番号を着信拒否できるような機能があれば、オフィス電話利用者としてはありがたいです。
――この記事はインタビューの内容を元に作成しています。
