テレワークの普及に伴い必要不可欠となっている「スマートフォン内線化」。
現在では多くの企業で導入が進み、まさに次世代のビジネスを補完する重要な役割を担っています。
そこで今回は、「スマートフォン内線化」を深堀して解説します。
1．リモートワークの強い味方？スマートフォン内線化とは？
スマートフォン内線化について、「どのような機能なのか」、「なぜ需要が伸びているのか」を解説します。
スマートフォン内線化はどのような機能なの？
スマートフォンの内線化とは、インターネット回線を活用し、手持ちのスマートフォンを持ち運べる内線電話として活用する機能です。
専用アプリをインストールし、設定をおこなうだけですぐに使用できるため、手軽で利便性の高い機能となっています。
スマートフォン内線化利用イメージ
テレワークの増加に伴い需要が伸びている
東京都が2021年1月22日に発表した、「テレワーク導入率調査結果をお知らせします！（第1501報）都内企業のテレワーク導入率が上昇」によれば、従業員数30人以上の企業における2020年12月のテレワーク実施状況は51.4％、2021年1月は57.1％と増加傾向にあります。
参考：「テレワーク導入率調査結果をお知らせします！（第1501報）都内企業のテレワーク導入率が上昇」/東京都/2021年1月22日発表
新型コロナウイルスの影響もあり、大手企業が自社ビルの売却を検討するなど、オフィススペースの減少に伴うテレワークの増加は今後も続くと予想されます。
また、オフィススペースの減少によって、固定電話を置かない企業が増加すると考えられるため、スマートフォンの内線化は今後さらに需要が伸びる機能だと言えるでしょう。
2．スマートフォン内線化の仕組みはどうなっているの？
スマートフォン内線化の仕組みには代表的なものとして、FMC、IP-PBX、クラウドPBXの3つがありますが、今回は、昨今人気が高まっているクラウドPBXについて解説します。
PBXの役割について
スマートフォンの内線化を実現するには、PBXという装置が必要になります。
PBXとは「構内交換機」と呼ばれる装置であり、主な役割としては以下があげられます。
・内線同士をつなげる
・外線からの電話を受電する
これまでのビジネスフォンと呼ばれる内線機器は、このPBXを社内に設置する必要がありました。そのため、外出先でスマートフォンを内線として活用できませんでした。
そこで注目されているのが、「クラウドPBX」です。
クラウドPBXとは？
クラウドPBXは、PBX装置の仕組みをクラウド（インターネット上のサーバー）に保存しているため、インターネット環境さえあれば、外出先のスマートフォンを内線として自由に活用できます。
PBXの購入や管理が不要であり、複雑な配線工事もいらないため、導入までの期間を短くできるのも魅力と言えます。
3．スマートフォンを内線化するメリット・デメリット
スマートフォン内線化のメリット・デメリットについて解説します。
メリット
①場所を問わず内線通話が可能になる
スマートフォンの内線化によって、出先にいる社員へ内線での連絡が可能です。
例えば、社外へ出る機会の多い営業担当者への連絡には、携帯でのやり取りが必須です。
しかし、毎回携帯へ連絡していると、通話料が高額となるケースがあります。
スマートフォンを内線化すると、社外にいても内線でのやり取りとなるため、通話料は発生しません。そのため、月々発生する電話料金の節約につながります。
②外出中の担当者への入電を転送できる
日々業務をしていると、「担当者が外出中で不在」の場面に出くわすことがあります。
その際、スマートフォンを内線化することで、お客様から担当者へかかってきた入電を直接転送できます。
これにより、折り返し対応の時間が短縮できるだけでなく、お客様対応をスムーズにおこなえます。
③社内・社外のどこでも電話の受発信が可能
内線、外線問わず社外での受発信が可能です。
社外からでも会社の代表番号を使って発信できるため、状況に合わせた柔軟なお客様対応が可能となります。
④スマートフォンでの通話内容も録音ができる
スマートフォンで話した通話の内容も録音できます。
万が一トラブルが発生した際には、録音された音源を確認しながらの対応が可能です。
⑤BCP対策として活用できる
BCPとは「事業継続計画」と呼ばれる考え方であり、大規模災害やテロなどの緊急性が高い状態においても、事業継続や企業資産への損害軽減を図ろうとする取り組みを指します。
スマートフォンの内線化を実施すると、離れた場所にある支社や関連企業に内線で連絡が取れます。
また、クラウドPBXを活用していると、電話番号などのデータはすべてクラウドに保管されるため、蓄積されたデータが災害などの事象によって破損する危険を回避でき、事業復旧までの期間短縮が図れます。
⑥テレワークの導入がスムーズになる
スマートフォン内線化の大きなポイントは、やはりテレワークとの親和性です。
オフィススペースの減少が進むにつれて、従来のような内線・外線用の固定電話を設置する企業も少なくなります。
普段から利用しているスマートフォンを手軽に内線化できる機能は、今後のテレワーク需要をけん引する大きなポイントとなるでしょう。
デメリット
①電波状況によってつながりにくい状態になる
スマートフォンの内線化の通信方式は、携帯電話の電波を用います。
そのため、手元にあるスマートフォンの電波状況によってはつながりにくい状態になる場合があります。
②プライベートと業務を混同してしまう
プライベートと業務の着信を1台のスマートフォンでおこなっていると、常に心が緊張した状態に置かれてしまいます。
設定によって「土日祝は内線がつながらないようにする」などが可能ですが、プライベートと業務を明確に分ける方法を使用者側で検討したほうがよいでしょう。
4．業務効率化やテレワークの実現を図り、より快適なコミュニケーションが実現できる
スマートフォン内線化は、今後さらに需要が伸びる機能です。
新型コロナウイルスの影響によるテレワーク導入の流れは、事態が収束したあとも緩やかに続くと予想されます。
この流れの中で、新しい時代の“働き方”を形成するひとつの要として、スマートフォン内線化の持つ有用性がさらに発揮されることでしょう。
クラウド型コールセンターシステム：BlueBean（ブルービーン）
BlueBeanは、インアウト両業務対応のクラウド型コールセンターシステムです。
PBX機能が標準搭載されていますので、今回ご説明したスマートフォン内線化もご利用いただく事ができます。
スマートフォン内線化機能ページ：https://wp.bluebean365.jp/func/smartphone-as-extensionphone/
BlueBean利用でのスマートフォン内線化システム構成図
無料デモ環境もご利用いただけますので、一度お試しください。
クラウド型コールセンターシステム：BlueBean
https://www.bluebean365.jp/