今回は、会社の代表電話にコールシステムを導入するとしたら「BlueBean」と株式会社ソフツーの新サービス「ミライAI」がそれぞれどういうケースで最適なのかご提案します。
テレワークに移行したけど代表電話の対応が特定の人に集中してしまう、電話対応をしてくれるAIはよく聞くけど、どういうことをしてくれるかよくわからないといった、「コールシステムは導入したいけど何が最適なのかわからない」という疑問をお持ちの方の参考になれば幸いです。
BlueBeanもミライAIも電話業務にかかわるサービスですが、BlueBeanは代表電話やコールセンター向け、ミライAIは代表電話向けのサービスとなります。
どちらもテレワークに向いているサービスですが、どんな機能があり、どんな運用だとどちらが最適なのかわかりやすく解説します。
1．代表電話で利用するBlueBean
BlueBeanはクラウドで利用できるコールセンターシステムです。PBX・CTI・CRMに加えコールセンターで利用するために必要な機能が標準搭載されています。
最近では、テレワーク中の代表電話の対応としてBlueBeanを導入している企業もあります。
ここでは、代表電話でBlueBeanをご利用いただくメリットをご紹介します。
メリット①：レガシーPBXからの脱却
保守費用や設定変更で都度料金が発生するレガシーPBXを利用している企業が、テレワークを期にクラウド型へと変更することが増えています。
BlueBeanはクラウド型のPBX機能が備わっているので、インターネットに繋がったPCがあればご利用いただけます。
また、専用ソフトフォンも無料提供となりますので、電話機の設備は不要です。
メリット②：内線通話ができる
BlueBeanを利用する場合、1人1人に内線番号が付与されます。
内線での通話は通話料金が発生しないので、通話料を気にせず社内コミュニケーションの活性化に一役買います。
メリット③：デバイスを選択できる
業務内容によって、利用するデバイスを選択できます。
例えば、営業であれば外に出る機会が多いのでスマートフォンでの利用が便利ですし、開発であればPCの前にいることがほとんどだと思うので、PCで利用できるソフトフォンでヘッドセットやイヤホンを利用した方が両手が空くので使いやすいと思います。
BlueBeanは同時発着信数での料金形態なので、内線番号をスマホ用とPC用それぞれ作成し業務内容によって個々人の判断で利用していただくことも可能です。
2．代表電話で利用するミライAI
ミライAIは入電時の対応をAIが自動で行い、内容をテキスト化、必要な時だけ電話を替わって対応ができるサービスになります。
BlueBean同様、テレワーク中の代表電話の対応としてもご利用いただけます。
ここでは、代表電話でミライAIをご利用いただくメリットをご紹介します。
メリット①：必要な電話だけ対応
着信があるとまずAIが対応をします。相手の要件をヒアリングし、ヒアリングした内容を声で教えてくれます。
お客様は電話をそのまま受けるか受けないかAIにお話しいただきます。
必要な電話はそのまま受け、不要な電話は必要に応じて折り返しにすることができます。
メリット②：チャットやメールで確認ができる
入電者とミライAIの会話内容は、リアルタイムもしくは会話終了後にチャットで確認できます。指定した社員全員がチャットを確認し、必要な人が折り返しをすることが可能です。
対応チャットは「Slack」「google chat」「chatwork」になります。また、今後「Microsoft Teams」との対応も予定しています。
※チャットで確認するには、連携設定が必要になります。
また、チャットではなく、指定のメールアドレスに会話内容を送信することも可能です。
会話内容送信データサンプル
メリット③：全通話録音
テキストだけだと、相手が急いでいるのか怒っているのか微妙なニュアンスがわからない…
そういった場合でも、全通話録音をしているのでAIが対応した通話録音を確認することができます。
3．それぞれの最適な利用シーン
BlueBeanとミライAIのメリットをお伝えしましたが、具体的なシーンごとの最適なシステムをご案内します。
BlueBeanがお勧め
社内外問わず、口頭でのやり取りが多いの企業であればBlueBeanがお勧めです。BlueBeanであれば、複数電話番号を設定できるので、代表電話も問合せ窓口の電話も1つのBlueBeanで管理出来ます。
また、お持ちのスマートフォンにアプリを入れれば、代表電話も内線も利用できるスマートフォンとしてご利用いただけます。急なテレワークや外出先でもスムーズな対応が可能です。
内線通話をしたい！
■外出先から社内の人に電話での確認がよくある。
■Web会議するほどでも無いが口頭で伝えたいケースが多い。
なるべく折り返しにしたくない！
■急ぎでの対応が必要な入電が多い。
■契約の問合せ窓口として電話番号を公開している。
ミライAIがお勧め
電話のやり取りがほとんどない企業や、マイクロ法人であればミライAIがお勧めです。必要な時に必要な電話だけ対応できるので、業務効率が上がります。
また、ミライAIの対話内容はリアルタイムでテキスト化されるので、ミライAIが誰と対応をしているか確認が出来ます。
必要な電話だけ対応したい！
■営業電話が多くて業務が進まない。すべての入電は全て折り返しで構わない。
■要件を聞いてから対応したい。
マイクロ法人なので、効率的に業務をこなしたい！
■電話が取れず機会損失が多い。
■急ぎの対応中にかかってくる営業電話が煩わしい。
4．無料お試し
今回ご紹介したBlueBeanとミライAIの詳細情報は各リンクよりご確認いただけます。
BlueBeanもミライAIも無料で体験いただけますので、導入に少しでもご不安があれば「どのような設定が可能なのか」「想定した業務を行うことができるのか」を実際に試してください。
BlueBean
■【BlueBeanで出来ること】電話業務を効率化！（ブログ）
ミライAI
5．BlueBeanとミライAIの連携
将来的にBlueBeanとミライAIを連携することで、電話業務をもっと効率的に行うことが可能になります。
ご興味がありましたらご相談ください。
担当者呼出
BlueBeanに着信があった電話をミライAIが一次対応します。
入電者に、繋げたい担当者名をヒアリングし、その担当者の内線に直接繋げることが可能です。
もちろん、ミライAIはそのまま繋げるか折り返しにするかを担当者に確認するので、必要な電話だけそのまま対応することができます。
自動応答テキスト化
オペレーターが全員埋まっている時だけ、ミライAIが対応する事も可能です。
ミライAIはヒアリングした内容をテキスト化出来るので、折り返し対応の時間短縮に繋がります。
また、対応率が向上するので機会損失を減らすことができます。